Unter dem Begriff Arbeitspapiere werden das Arbeitszeugnis, die Arbeitsbescheinigung, die Lohnsteuerkarte, die Kindergeldbescheinigung, der Sozialversicherungsausweis, die Urlaubsbescheinigung, Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen und Betriebliche Altersversorgung subsumiert. Im Baugewerbe gehören die Lohnnachweiskarte, im Lebensmittelbereich das Gesundheitszeugnis, bei Jugendlichen die Gesundheitsbescheinigung und bei Ausländern aus Nicht-EU-Staaten die Arbeitserlaubnis bzw. Arbeitsberechtigung dazu. Es handelt sich also um alle Unterlagen, die mit dem Arbeitsverhältnis in Zusammenhang stehen. Der Lebenslauf und die Bewerbung gehören nicht zu den Arbeitspapieren, obwohl sie mit dem Arbeitsverhältnis in Zusammenhang stehen.
Der Arbeitnehmer muß dem Arbeitgeber diese Unterlagen bei Beginn des Arbeitsverhältnisses übergeben. Sollte der Arbeitnehmer dies nicht tun, so kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zunächst abmahnen und eine angemessene Nachfrist setzen. Als letzte Möglichkeit kann eine außerordentliche Kündigung ausgesprochen werden.
Die Arbeitspapiere sind dem Arbeitnehmer am letzten Arbeitstag auszuhändigen und sorgfältig sowie inhaltlich richtig zu erstellen - auch dann, wenn über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses Streit herrscht. Zur Aushändigung ist der Arbeitgeber verpflichtet, kommt er dieser Pflicht nicht nach, kann der Anspruch arbeitsgerichtlich eingeklagt werden. Erfüllungsort für die Aushändigung ist der Ort, an dem der Arbeitnehmer seine Verpflichtung erfüllt hat - es handelt sich also um eine Holschuld. Üblicherweise hält der Arbeitgeber die Papiere bei Beendigung für den Arbeitnehmer bereit, sind die Unterlagen zu diesem Zeitpunkt noch nicht fertiggestellt (z.B. bei einer fristlosen Kündigung), so sind diese vom Arbeitgeber auf eigene Gefahr und Kosten dem ehemaligen Arbeitnehmer zuzusenden.
Werden die Unterlagen am letzten Arbeitstag bereitgehalten, so besteht keine Verpflichtung zum Versand der Unterlagen, sofern nicht ein anderes vereinbart wurde oder aber wenn es dem Arbeitnehmer z.B. aufgrund großer Entfernung seines Wohnortes oder Krankheit nicht zuzumuten ist, die Papiere abzuholen. Auch dann, wenn ein Hausverbot erteilt wurde, wandelt sich die Holschuld in eine Schickschuld.
Die Verweigerung der Herausgabe der Arbeitspapiere ist nicht zulässig - auch nicht als Gegenstand eines Zurückbehaltungsrechts - und kann Schadenersatzansprüche begründen. Der Schaden ist vom Arbeitnehmer zu beweisen.
Während des Arbeitsverhältnisses besteht nur dann ein Anspruch auf Herausgabe, wenn besondere Gründe vom Arbeitnehmer vorgetragen werden können.
Die Arbeitspapiere unterliegen den allgemeinen Regeln der Verjährung, Verwirkung und von Ausschlußfristen. Ansprüche sollten daher möglichst schnell geltendgemacht werden. Bei einem Aufhebungs- oder Abwicklungsvertrag sollte darauf geachtet werden, daß die Arbeitspapiere ausdrücklich aus einer Abgeltungsklausel ausgenommen werden.
Nach § 61 Abs. 2 Arbeitsgerichtsgesetz kann eine Entschädigung nach freien Ermessen des Arbeitsgerichts zugesprochen werden, wenn die Arbeitspapiere nicht binnen einer arbeitsgerichtlich festgesetzten Frist ausgehändigt wurden. In diesem Fall muß der Arbeitnehmer keinen konkreten Schaden nachweisen.
Letzte Änderung: 21.08.2023
Verifizierter Mandant
Axel Bettin, Hattingen
